Tips para la planificación de eventos
- Objetivo del evento. Es fundamental limitar lo más posible el objetivo del evento. Esto ayudará a la hora de definir los siguientes pasos.
- Armar un equipo de trabajo. Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Ya sea para la preparación de programas y presupuestos, la creación de invitaciones y carteles, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento. Familia y amigos son válidos, pero para determinadas funciones, es mejor contar con profesionales.
- Presupuesto. A la hora de preparar el presupuesto es fundamental incluir en él todos los posibles gastos. Cuanto más detallado sea el mismo, mayor seguridad se tendrá de poder cubrir con todos los gastos y evitar sorpresas a último momento.
- Lugar y hora. Para definir el lugar y la hora de la realización de un evento es necesario tener en cuenta que sea un horario en el que los invitados puedan asistir y en un lugar al cual puedan llegar.
- Marketing y publicidad. En caso de tratarse de un evento corporativo, es necesaria la difusión del mismo. Para esto, hay que diseñar flyers que incluyan fecha, hora, lugar, nombre y tema/eslogan del evento. Luego habrá que definir que redes sociales se van a utilizar para publicitarlo.
- Invitados. Armar la lista de invitados teniendo en cuenta que lo ideal es enviar las invitaciones 20 días antes del evento.
- Decoración y comida. La decoración y la comida dependerán del tipo de evento, del horario y del lugar en el que se llevará a cabo. Lo más importante es que los alimentos sean frescos, de calidad y que se adapten a los gustos de los asistentes. En cuanto a las bebidas, lo más importante es que sean frescas y variadas. Dependiendo del horario, se debe definir también si habrá bebidas alcohólicas.
- Agenda detallada. Para que el evento resulte un verdadero éxito es importante confeccionar un cronograma con las pautas del evento: hora de llegada de los invitados, hora para servir la comida y el postre, hora del show si es que hay, hora de cierre, etc.